Como gerenciar o que precisa ser feito?

Olá meus amigos,

Vocês sabem que um dos principais problemas que podem acontecer e acontecem em projetos é a falta da definição de um escopo? Pois bem, isso é realmente verdade e acredito que seja um dos principais fatores de os projetos atrasarem e algumas vezes nunca acabarem.

Mas enfim, o que é o escopo do projeto? Segundo o Guia PMBOK devemos categorizar o termo escopo em duas definições, o escopo do produto e o escopo do projeto.

“Escopo do produto é composto por todas as características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado”

Já o escopo do projeto é descrito como:

“o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. O termo escopo do projeto ´às vezes é visto como incluindo o escopo do produto”.

Em outras palavras, e de uma forma simples, podemos dizer que o escopo de um projeto é caracterizado por tudo o que será realizado e o que não será realizado por um projeto. E para tal, gostaria de apresentar uma ferramenta simples que pode ser utilizar para estabelecer o escopo dos seus projetos.

A Estrutura Analítica do Projeto – EAP

“A Estrutura Analítica do Projeto é uma decomposição hierárquica do escopo do trabalho a ser realizado pela equipe o projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas” (PMBOK, 2013)

O processo de criação da EAP é muito simples. Iniciamos pela identificação do projeto, representando o nível mais alto da estrutura.

No segundo nível devemos trabalhar com um a subdivisão do próprio Gerenciamento do Projeto, afinal de contas este também é um produto do projeto e deverá ser considerado em seu planejamento.

 

 No terceiro nível devemos decompor o projeto em sub nós que podem representar organizações lógicas ou até mesmo fases da execução do projeto.

Neste nível devemos adicionar um pacote de trabalho que precisarmos dar atenção que é o de fechamento do projeto.

Nó próximo nível da EAP devemos adicionar as entregas (produtos) que deverão ser feitas para cada uma das etapas ou sub-produtos (entregas parciais) que compõem os itens identificados.

Agora só nos resta decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, riscos, atribuições de responsabilidades e contratações, se for o caso.

Por fim, não deixe de validar esta estrutura com toda sua equipe e com as demais partes interessadas do projeto, eles com certeza terão visões que muitas vezes não conseguimos perceber, além claro de tornarem-se parte do processo de construção do escopo, fazendo-os mais envolvidos no projeto.

Espero que tenham gostado e sucesso a todos em seus projetos.


Bernardo Brandão, é Gerente de Projetos e consultor nas área de estratégia empresarial e gerenciamento de projetos.
CEO da Cisterlabs e Adhoc Games.
bernardo@cisterlabs.com.br

 

A Saga de Frodo e o Gerenciamento de Projetos

Olá meus amigos,

Se você entendeu a referência no título, então descobriu mais uma de minhas paixões, filmes épicos. O mundo da fantasia que são retratados nesta categoria de filmes é realmente impressionante, ainda mais, em se tratando do grande mestre J. R. R. Tolkien e sua fantástica história em O Senhor dos Anéis. Mas afinal, o que isso tem a ver com Gerenciamento de Projetos? Tudo! E é sobre isso que vamos falar neste artigo. Faremos um paralelo entre o Gerenciamento de Projetos e a aventura vivida por Frodo Baggins, mostrando de forma simples como a maioria das experiências que vivemos em nossas vidas pode ser classificada e organizadas como projetos.

Segundo o PMI (Project Management Institute), em sua 5ª edição do PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide), um projeto é definido como sendo um “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único” (PMI, 2013), o que torna a saga de Frodo perfeitamente alinhada com esta definição, não acha? Então vamos avaliar.

  1. Esforço Temporário. Claramente o que Frodo viveu em sua jornada foi de grande esforço, enfrentando todas as dificuldade e incertezas que vinham pela frente. Sair de sua zona de conforto no Condado, além da passividade de sua vida, foi o que o motivou a realizar tal esforço. Claro, não podemos esquecer da pressãozinha feita por Gandalf.
    O caráter temporário da grande aventura de Frodo é mostrado claramente na saga, iniciando sua jornada ao sair do Condado, até findar no seu maior objetivo, o de destruir o Um Anel nas chamas de Mordor. O projeto, neste caso, pode ter sido realizado em várias etapas, mas ele teve seu tempo finito, afinal de contas, após a destruição do anel o projeto passa a não ter mais razão de existir, seu principal e único objetivo foi alcançado.
  2. Criar um produto, serviço ou resultado único. Destruir o anel, nas chamas do vulcão no qual ele havia sido forjado, sem que este seja capturado pelas forças de Sauron, lhe parece algo único a ser feito? Com certeza, sim. O empreendimento que Frodo viveu nunca havia sido realizado, precisava ser feito, e estava sujeito a muitas variáveis, controladas ou não. Mesmo assim, um plano foi traçado e executado, com mudanças e ajustes ao longo da jornada, mas finalizado com sucesso.

Mesmo sem do “O Senhor dos Anéis” uma obra de ficção, e o final ter sido um sucesso, a história retrata de forma clara os conceitos básicos na definição de um projeto um projeto.

Segundo o PMBOK, este são alguns exemplos de projetos, apesar de não se limitarem a isso:

  • Desenvolvimento de um novo produto ou serviço;
  • Efetuar uma mudança na estrutura, processo, pessoal ou estilo de uma organização;
  • Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado;
  • Realizar um esforço de pesquisa cujo resultado será apropriadamente registrado;
  • Construção de um prédio, planta industrial ou infraestrutura; ou
  • Implementação, melhoria, ou aprimoramento dos processos e procedimentos dos negócios existentes.

Organizar as ações estratégicas empresariais na forma de projetos criar uma vantagem competitiva muito grande, haja vista a gestão mais aprimorada e também a medição dos resultados alcançados, o que torna a tomada de decisões mais assertiva nos negócios.

Se você não leu ainda a saga de Tolkien, não deixe de fazê-lo, é uma ótima leitura. Se preferir, veja ao filme, mas agora com um outro olhar crítico ao projeto. Faça esta experiência, será muito valorosa. Não deixe também de avaliar outras ações em sua vida e em sua empresa que podem ser classificadas como projetos, você perceberá que muitas coisas que fazemos são parte de projetos maiores ou são projetos em si, alinhados com o grande projeto de sua vida.

Boa reflexão e ótimos projetos.

 


Bernardo Brandão, é Gerente de Projetos e consultor nas área de estratégia empresarial e gerenciamento de projetos.
CEO da Cisterlabs e Adhoc Games.
bernardo@cisterlabs.com.br

 

 

Se o sucesso está na execução, então como executar?

Durante todos estes anos como empreendedor ouvi consultores, instrutores, até mesmo professores falando sobre a necessidade de um bom planejamento. Eles não estavam errados em nada, realmente, um bom plano aumenta em muito as chances do sucesso, mas de nada adianta se a execução não for de excelência.

O planejamento dita o caminho que o negócio deverá percorrer. Leva em consideração todas as intemperes, seus recursos e a direção para qual deve-se seguir. Agora, uma execução de excelência define a aceleração, monitora os caminhos, os instrumentos, alinha as pessoas, e assim é possível saber quando aumentar a velocidade, ou reduzi-la, sem perder a direção e os objetivos. Durante minha vivência no programa EMPRETEC, promovido pelo SEBRAE, tive a verdadeira experiência em perceber que o sucesso se faz com um ótimo plano e com uma execução de excelência. Realizar o que foi planejado, identificar os desvios e agir com atitude é fundamental para o sucesso de qualquer organização.

Agora o que sempre me perguntam, e vejo uma das grandes dificuldades dos empresários é, como executar o plano estratégico que foi tanto trabalhado?

Bom, posso diz sem medo de errar, que uma das melhores formas de execução de um plano estratégico é a realização de projetos. Cada objetivo estratégico estabelecido, deve torna-se um ou mais projetos, ou até mesmo programas, que alinham com a estratégia da empresa, e desta forma, o portfólio de projetos organizacional estará perfeitamente alinhado com a estratégica que foi discutida. Alterações nos cenários estratégicos, irão refletir nos projetos, priorizando, criando, ou até mesmo paralisando e extinguindo alguns que não possuem alinhamento estratégico com os novos panoramas, isso torna a direção da empresa mais clara e sólida para a tomada de decisões, afinal, o gestor passa a ter informações da performance de seu negócio, através da performance dos seus projetos.

Quer saber mais sobre a gestão de projetos e de portfólio de projetos, e seus alinhamentos nas estratégias empresariais, cadastra-se em nossa news letter e receba por e-mail artigos ligados à área de gerenciamento de projetos.

Muito sucesso a todos!


Bernardo Brandão, é Gerente de Projetos e consultor nas área de estratégia empresarial e gerenciamento de projetos.
CEO da Cisterlabs e Adhoc Games.
bernardo@cisterlabs.com.br